Engagement und Vision

Pareto-Prinzip: Wie du dank der 80-20-Regel wichtige von unwichtigen Aufgaben trennst

Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel gegen Perfektionismus und für bessere Priorisierung

Während meiner Schul- und Uni-Zeit habe ich eine spannende Feststellung gemacht. Es fiel mir dankenswerterweise immer leicht zu lernen und mit verhältnismäßig wenig Aufwand waren meine Noten mindestens befriedigend. Doch nur mit sehr viel mehr Zeitaufwand und auch nicht immer erreichte ich die Note sehr gut. Perfektionistisch wie ich war, wurmte es mich natürlich, wenn ich trotz intensiver Lernvorbereitung nicht auf die erhoffte 1 kam. Heute weiß ich: Es liegt am Pareto-Prinzip. Und ob der Aufwand für ein perfektes Ergebnis immer gerechtfertigt ist, ist fraglich…

Das Pareto-Prinzip

Namensgeber des Prinzips ist Vilfredo Pareto, ein italienischer Ökonom und Soziologe. Er stellte 1896 fest, dass sich in Italien 80 Prozent des Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung befindet. Diese Beobachtung machte er auch bei weiteren Bereichen.

Daraus hat sich das Pareto-Prinzip abgeleitet, welches auch häufig 80-20-Regel genannt wird. Die Regel ist so simpel wie umstritten:

Mit 20 Prozent des Aufwands erzeugt man 80 Prozent des Ergebnisses.

Vom Reichtum weniger Italiener zum Zeitmanagement-Tool

Insbesondere in der Wirtschaft und im Zeitmanagement hat dieses Prinzip Einzug gehalten. Umstritten ist es jedoch aufgrund seiner häufig falschen Interpretation und der Tatsache, dass so mancher Schlendrian sich dies als Ausrede für Faulheit zurechtlegt.

Löst man sich davon, ob und inwiefern sich das Prinzip wirklich empirisch untermauern lässt, bleibt aber immer noch ein sehr interessanter Gedanke: Mit wenig Aufwand erreicht man viel. Um Perfektion zu erreichen, braucht man hingegen unverhältnismäßig mehr Zeit und Energie. Dieses Problem beschreibt auch der berühmte Kommunikationswissenschaftler Friedemann Schulz von Thun in einem seiner Bücher* so:

Leider ist unsere Sozialisation oft so verlaufen, dass unsere Perfektionsansprüche uns als lähmende Quälgeister gegenübertreten und so bringen wir es fertig, das Gute zu unterlassen, weil uns das Beste nicht gelingt.

Friedemann Schulz von Thun

Wie viel Zeit investierst du für welche Ergebnisse?

Was können wir daraus lernen? Wir sind in unserem Job ebenso wie in unserem Freizeitleben sehr damit beschäftigt, Dinge zu tun, die uns nicht (mehr viel) weiterbringen. Wir investieren also viel Zeit auf etwas, das nur noch zu einem geringen Teil zum gewünschten Ergebnis beiträgt. Ein Beispiel:

Neulich hat eine Freundin anlässlich ihres 30. Geburtstags eine große Party in ihrer Wohnung geschmissen. Es waren viele Leute da, es wurde viel gegessen und getrunken, die Feier war fantastisch und wie es meist nach so einem Anlass nun mal ist, sah die Wohnung danach ein bisschen weniger gut aus. Am nächsten Tag hatte meine Freundin also die leidige Aufgabe wieder für Ordnung und Sauberkeit zu sorgen. Nach rund 20 Prozent der Zeit (also rund 30 Minuten) hat sie bereits sämtliches Geschirr in die Spülmaschine geräumt, die Pfandflaschen gesammelt, den Boden gesaugt etc. Die gröbsten Spuren des feierfreudigen Abends sind also beseitigt. Um die Wohnung nun in einen perfekt sauberen Zustand zu bringen, müsste meine Freundin nun nochmal locker 2,5 Stunden (80 Prozent) der Zeit draufschlagen. Ist das verhältnismäßig? Ich habe einen leichten Ordnungs- und Sauberkeitsfimmel und würde daher sagen: Joah, ist schon okay. Aber nach einer kurzen Nacht kann auch ich mich mit einer einigermaßen aufgeräumten und gesaugten Wohnung zufriedengeben.

Wieso das Pareto-Prinzip mehr ist als nur ein Tool für Zeitmanagement

Selbstverständlich lässt sich das Prinzip nicht nur auf von Partys geschundene Wohnungen übertragen, sondern auf sämtliche andere Lebensbereiche.

Wenn du beispielsweise eine To Do-Liste mit 10 Punkten abarbeiten musst, kannst du das Prinzip auch mal umgekehrt anlegen: Was sind die zwei wichtigsten Punkte, die dir insgesamt den größten Erfolg bescheren? Konzentriere dich darauf mit 80 Prozent deiner Zeit. Für die restlichen acht To Dos bleiben dir dann noch 20 Prozent deiner Zeit.

Wie du mit dem Pareto-Prinzip deine Prioritäten entlarvst

Auch auf weitere Lebensbereiche lässt sich das Pareto-Prinzip anwenden. Hierfür liefert der Autor und Blogger Mark Manson ein paar Anregungen (frei übersetzt):

  • Welche 20 Prozent deiner Besitztümer bedeuten dir am meisten?
  • Welcher 20 Prozent deiner Freizeitaktivitäten schenken dir 80 Prozent deines Glücksgefühls?
  • Welche 20 Prozent deiner nahe stehenden Mitmenschen machen dich am glücklichsten?
  • Welche 20 Prozent der Kleidung trägst du zu 80 Prozent deiner Zeit?
  • Was sind die 20 Prozent der Lebensmittel, die du zu 80 Prozent am meisten isst?

Mit dem Pareto-Prinzip Potentiale erkennen

Vielleicht stellst du dann wie Mark Manson fest, dass du ein paar Dinge in deinem Leben ändern möchtest. Wenn du dich nach dem Sport besonders glücklich fühlst, aber deutlich häufiger Zeit vor dem Fernseher verbringst, sollte dir das zu denken geben. Und lass mich nochmal betonen: Es geht gar nicht so sehr um die genaue Verteilung von 20 und 80 Prozent. Daher benutzte ich auch lieber den Namen Pareto-Prinzip und weniger den Namen 80-20-Regel. Die reinen Zahlen sind einfach nicht so wichtig, zumal sie sich ohnehin in Lebensbereichen wie getragene Kleidung, verzehrtes Essen und verbrachte Freizeit schwer quantifizieren lassen.

Das wichtigste, was wir aus dem Pareto-Prinzip mitnehmen können, ist die richtige Priorisierung. Investieren wir den Großteil unserer Zeit für das richtige und angemessene Ergebnis? Oder wollen wir hier nachjustieren? Das Pareto-Prinzip bietet dir also, anders als viele Ratgeber für Zeitmanagement das propagieren, keine Produktivitätsperfektionierung. Was es dir aber bietet sind folgende Punkte:

Wie du priorisierst statt perfektionierst

  • Es hilft dir beim Priorisieren: Wenn sich am morgen nach einer rauschenden Partynacht die Eltern ankündigen, helfen dir schnelle, sichtbare Erfolge (staubsaugen, Geschirr spülen) mehr als detailverliebte Schönschliffs. Stelle dir hierfür folgende Frage: Was muss mindestens erledigt sein? Was sind die Must-haves?
  • Dadurch identifizierst du automatisch auch Scheinaufgaben und trennst Wichtiges von Unwichtigem: Inwiefern trägt das Abstauben der Vase in der Vitrine wirklich dazu bei, die Wohnung ordentlich und sauber zu präsentieren? Frage dich also: Was sind lediglich Nice-to-haves  (Abstauben der Vitrine) und was brauchst es gar nicht (farbliche Neusortierung deines gesamten Bücherregals)? Und: Inwiefern trägt die Lösung dieser Aufgabe zu meinem Gesamtziel bei?
  • Es reduziert insgesamt den Perfektions- und Leistungsdruck: Du erwartest gar nicht erst in der Zeit bis zur Ankunft deiner Eltern die Deckenlampen abzustauben. Dass das Chaos beseitigt ist, reicht fürs Erste vollkommen. Stelle dir hierfür folgende Frage: Wann ist mein Ergebnis gut genug?

Bestmögliche Ergebnisse erzielen

Letztendlich ist die Quintessenz vom Pareto-Prinzip, dass Perfektion unwirtschaftlich ist und dich viel Arbeit, Energie und Stress kostet. Das habe ich eindrücklich während meiner Uni-Zeit gespürt. Es war unmöglich in einer Woche mit drei Klausuren zu allen Themenbereichen alle Details auswendig zu lernen. Also habe ich mich bei allen drei Fächern auf das Wesentliche konzentriert. Und siehe da: Keine Klausur war schlechter als 10 Punkte, was in etwa einer 2- entspricht. Es geht also nicht darum, sich auf die faule Haut zu legen, sondern bewusst im Rahmen der Möglichkeiten Aufgaben und Teilerfolge zu definieren.

Hast du dieses Prinzip für dich auch schon genutzt und wobei hat es dir geholfen? Teile gern deine Erkenntnisse im Kommentar!

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🙂
Weitere Informationen findest du auch in meinem Datenschutz-Artikel.

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